E-Rechnung automatisch verarbeiten: was 2025 bis 2028 gilt

Die E-Rechnungspflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen kommt in Stufen. Die erste Stufe gilt bereits: Seit dem 1. Januar 2025 darf Ihnen jeder Lieferant eine E-Rechnung schicken, ohne Sie vorher zu fragen, und Sie müssen sie annehmen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, folgt 2027 und 2028. Für die Kreditorenbuchhaltung heißt das: Über mehrere Jahre kommen strukturierte XML-Rechnungen, hybride PDF-Dateien, einfache PDF-Rechnungen und gescanntes Papier nebeneinander an. Dieser Artikel fasst zusammen, was gilt, und zeigt, wie sich dieser gemischte Eingang automatisch verarbeiten lässt.

Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?

Seit 2025 definiert § 14 Abs. 1 UStG die E-Rechnung neu: eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich elektronisch verarbeiten lässt. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. Alles andere, also Papier, ein Scan oder eine einfache PDF-Datei, ist seit 2025 eine „sonstige Rechnung“. Eine PDF-Datei per E-Mail ist damit keine E-Rechnung, auch wenn sie digital ist.

In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: ein reines XML-Format, entwickelt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Ohne Anzeigeprogramm ist es für Menschen nicht lesbar.
• ZUGFeRD: ein hybrides Format, eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht die PDF-Seite, das System liest das XML. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den Profilen, die der EN 16931 entsprechen; die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als E-Rechnung.
• Andere Formate, etwa EDI-Verfahren, sind zulässig, wenn sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 überführen lassen.

Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD ist der XML-Teil der führende Teil. Weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, gelten die Daten im XML (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024).

Wer muss seit wann empfangen, wer ab wann ausstellen?

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz vom März 2024, das § 14 UStG geändert und in § 27 Abs. 38 UStG Übergangsfristen festgelegt hat. Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Verbraucher und Rechnungen von und an Unternehmen im Ausland sind nicht erfasst.

Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen über bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen nach dem Jahressteuergesetz 2024 keine E-Rechnungen ausstellen, empfangen können müssen sie sie aber. Prüfen Sie diese Ausnahme vor einer Entscheidung am Gesetzestext (§ 34a UStDV) oder mit Ihrer Steuerberatung.

Für den Empfang genügt nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 ein E-Mail-Postfach. Ein Portal oder eine Schnittstelle sind möglich, aber nicht vorgeschrieben. Das Schreiben ist die zentrale Verwaltungsanweisung zur E-Rechnung. Ob die Finanzverwaltung seither ein Folgeschreiben veröffentlicht hat, sollten Sie vor einer Umstellung prüfen.

Was ändert sich im Rechnungseingang?

Weniger, als die Fristen vermuten lassen, und zugleich mehr. Bis Ende 2027 dürfen die meisten Lieferanten weiterhin PDF oder Papier schicken. Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen ausländischer Lieferanten und Belege von Kleinunternehmern bleiben auch danach außerhalb der Pflicht. Der Rechnungseingang bleibt daher über Jahre gemischt: XML-Dateien, hybride PDF-Dateien, einfache PDF-Rechnungen und gescanntes Papier, oft im selben Postfach.

Gleichzeitig entsteht ein neuer Arbeitsschritt. Eine XRechnung muss sichtbar gemacht werden, bevor eine Person sie prüfen kann. Eine ZUGFeRD-Datei muss nach dem XML verarbeitet werden, nicht nach dem Bild. Und strukturierte Daten sind nicht automatisch richtig: Ein falscher Betrag oder eine geänderte Bankverbindung steht im XML genauso wie auf dem Papier. Lieferantenstamm, Dubletten, Bankverbindung und Buchungsregeln müssen weiter geprüft werden.

Wie funktioniert die automatische Verarbeitung?

Ein Rechnungseingang, der die Pflicht und die Handarbeit zugleich löst, verarbeitet alle Formate in einem Ablauf:

1. Eingang: Alle Rechnungen landen in einem Postfach oder Ordner. Das System erkennt das Format: XML, PDF mit eingebettetem XML, PDF mit Textebene oder Bild.
2. Strukturierte Daten lesen: Wo XML vorliegt, werden Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung direkt aus den Feldern übernommen und das XML gegen das Schema geprüft.
3. Extraktion aus PDF und Scans: Wo kein XML vorliegt, liest ein Modell dieselben Felder aus der Seite, jedes mit Seitenangabe und Zitat.
4. Abgleich: Jeder Lieferant wird im Lieferantenstamm gefunden, über Steuernummer, Registernummer oder Name. Bereits gebuchte Rechnungen werden erkannt, Beträge innerhalb von Toleranzen abgeglichen, geänderte Bankverbindungen markiert. Wo Bestellungen vorliegen, wird gegen sie geprüft.
5. Beleg je Wert: Jeder Wert zeigt seine Quelle, entweder die Seite mit dem Zitat oder das XML-Feld. Ein Wert ohne Quelle gilt als nicht bestätigt.
6. Ausnahmen an eine Person: Nur Rechnungen mit Abweichung gehen zur Prüfung. Der Rest geht nach Freigabe in den Export. Jede Aktion wird protokolliert.

Für die prüfende Person sieht jede Rechnung gleich aus, egal in welchem Format sie kam: auf der einen Seite die Rechnungsseite oder die aufbereitete XML-Ansicht, auf der anderen die Felder mit ihrer Quelle.

Worauf sollten Sie bei einem Werkzeug achten?

• Nachvollziehbarkeit: Jeder Wert nennt seine Seite und sein Zitat oder sein XML-Feld. Ohne diese Angabe prüft Ihr Team jeden Wert zweimal.
• Alle Formate in einem Eingang: XML, hybride PDF, einfache PDF und Scans, ohne zwei getrennte Abläufe.
• Betrieb auf Ihren Servern oder bei einem Betreiber Ihrer Wahl, mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
• Wahl des Modells: Cloud-Modell im Vertrag oder offenes Modell auf eigener Hardware, wechselbar ohne Umbau.
• Protokoll: Wer hat welchen Wert wann bestätigt, korrigiert oder freigegeben.
• Aufbewahrung: Das Original, bei E-Rechnungen der XML-Teil, bleibt unverändert gespeichert.
• Messgrößen: Korrekturquote, Belegquote und Dunkelverarbeitungsquote aus dem echten Betrieb, nicht aus einer Vorführung.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen sind nach § 14b UStG aufzubewahren. Die Frist wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt; prüfen Sie die aktuelle Fassung des Gesetzes und die Übergangsregeln für ältere Belege. Bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form und maschinell auswertbar aufbewahrt werden; die GoBD gelten. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ansicht ersetzt das XML nicht.

Was Sovern Tally heute kann

Sovern Tally verarbeitet heute Rechnungen als PDF, PNG, JPEG und TIFF: Jedes Feld wird mit Seite und Zitat ausgelesen, Lieferant, gebuchte Rechnungen und Bankverbindung werden gegen CSV-Exporte aus Ihrem ERP geprüft, Ausnahmen gehen in eine Prüfansicht mit Rollen und Protokoll. Gescannte Rechnungen per OCR und E-Rechnungen als XML stehen auf der Produktseite unter den nächsten Schritten, nicht unter den vorhandenen Funktionen. Ein Pilot läuft auf Ihren eigenen Rechnungen, mit vorher vereinbarten Erfolgskriterien; das erste Gespräch ist kostenlos.

Stand: 3. November 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Fristen und Ausnahmen prüfen Sie am Gesetzestext und mit Ihrer Steuerberatung.